Khái niệm về chi phí bán hàng trong kinh doanh quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là chi phí phát sinh thực tế trong quá trình cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa, sản phẩm. Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa như chi phí lương của bộ phận bán hàng, chi phí điện nước, chi phí khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng, chi phí bảo hành, chi phí quảng cáo, chi phí dịch vụ mua ngoài,…
Đây là loại chi phí chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy trong Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chi phí bán hàng còn được kế toán hạch toán vào tài khoản 641 với từng tiểu khoản chi tiết được quy định rõ ràng. Cũng giống như các tài khoản phản ánh chi phí khác, tài khoản chi phí bán hàng ghi nhận phát sinh tăng bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có và không có số dư cuối kỳ.
Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất 2015 thì chi phí bán hàng không được coi là chi phí giảm trừ khi tính thuế TNDN. Chính vì thế, kế toán các doanh nghiệp cần lưu ý khoản mục này khi hạch toán để tránh xảy ra thiếu sót nghiêm trọng.
Chi phí bán hàng tiếng anh là gì?
Chi phí bán hàng (Tiếng anh: Selling Expenses) phản ánh tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ như chi phí bao gói, phân loại, chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng…
Để hiểu hơn về chi phí bán hàng, hãy cùng tìm hiểu một số thuật ngữ chuyên ngành có liên quan mật thiết đến chi phí bán hàng nhé!
| Bảng cân đối kế toán | Balance sheet |
|---|---|
| Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh | Income statement |
| Chi phí trả trước | Prepaid expenses |
| Chi phí chờ kết chuyển | Deferred expenses |
| Chi phí khấu hao tài sản cố định. | Fixed asset depreciation |
| Chi phí nguyên, vật liệu | Raw materials cost |
| Chi phí trả cho công, nhân viên | Employees cost |
| Chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất | Production tool cost |
| Chi phí vật liệu, bao bì | Material, packing cost |
| Chi phí bảo hành | Warranty cost |
| Chi phí dịch vụ mua ngoài | Outside purchasing services cost |
| Chi phí bằng tiền khác | Other cost |
Chi phí bán hàng bao gồm những gì?
Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641. Tài khoản này được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí sau:
– TK 6411 – Chi phí nhân viên: theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ.
– TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên (xà phòng, giẻ lau,…) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng…
– TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay… phục vụ cho bán hàng.
– TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển…)
– TK 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí cho SP trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng.
– TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu…
– TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.
Cách hạch toán chi phí bán hàng
Cách hạch toán chi phí bán hàng cũng tương tự như các khoản chi phí khác. Cụ thể như sau:
Bên Nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
TK 641 không có số dư cuối kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ.
Trình tự kế toán như sau:
– Tổng tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ, kế toán ghi:
Nợ TK 6411
Có TK 334.
– Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình bán hàng như bao gói, vận chuyển, sửa chữa TSCĐ :
Nợ TK 6412
Có TK 152.
– Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho khâu bán hàng, như các dụng cụ cân, đong, đo, đếm, máy tính cầm tay…
Nợ TK 6413
Có TK 153 – Xuất dùng với giá trị nhỏ, phân bổ một lần.
– Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển…), ghi:
Nợ TK 6414
Có TK 214.
– Chi phí bảo hành sản phẩm (6415)
Trường hợp không có bộ phận bảo hành độc lập:
- Khi trích trước chi phí bảo hành sản phẩm ghi:
Nợ TK 6415
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
- Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, ghi:
Nợ TK 621, 622, 627, 178
Có TK 111, 112, 152, 214, 334…
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành phần thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang (chi tiết bảo hành sản phẩm)
Có TK 621, 622, 627.
– Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, Fax…) phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 6417
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331.
– Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 6418
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
– Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
hoặc Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
hoặc Có TK 111, 112, 152.
– Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng ghi:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 641
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào TK xác định kết quả ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
Công cụ tính chi phí bán hàng hiện nay
Thay vì phải mất hàng giờ đồng hồ để ghi chép rồi tính toán doanh thu, chi phí thì ngày nay các công ty chuyên về công nghệ đã cho ra đời nhiều ứng dụng thông minh thay thế. Phần mềm quản lý doanh thu phục vụ quản lý bán hàng được coi là một trong những ứng dụng thiết yếu nhất trong kinh doanh. Bởi ứng dụng này mang đến nhiều ưu điểm vượt trội:
- Giúp các nhà quản trị nắm bắt được thông tin chi tiết về tình hình bán hàng của mình cũng như xác định được lãi, lỗ kinh doanh.
- Tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí trong quản lý.
- Thuận tiện trong việc quản lý từ xa.
Sau đây, bài viết sẽ giới thiệu đến bạn những ứng dụng quản lý doanh thu tốt nhất hiện nay:
Sapo – Phần mềm quản lý doanh thu bán hàng thịnh hành nhất
Đây là ứng dụng mang lại nhiều thuận tiện và đơn giản nhất bởi bạn chỉ cần có điện thoại thông minh là có thể cài đặt ứng dụng về máy. Hiện nay, Sapo còn hỗ trợ và khuyến khích người dùng trên cả hai hệ điều hành Android hoặc IOS.
Sapo cung cấp cho gần 20 loại báo cáo khác nhau để người dùng thoải mái chọn lựa. Đi kèm với đó là những tính năng chỉ có tại Sapo:
- Bán hàng nhanh chóng trong vài giây: Bạn không cần nhớ giá mà chỉ cần dùng máy quét mã vạch trên sản phẩm để phần mềm tự động tính tiền.
- Báo cáo được cập nhật thường xuyên, liên tục và thường tự động chốt sổ vào cuối ngày.
- Kết nối tự động quảng cáo online trên Facebook và các trang mạng xã hội khác.
- Miễn phí sử dụng.
ABIT – Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hợp nhất
Đây là phần mềm được ưa chuộng và được lòng đa số khách hàng sử dụng với lượng cửa hàng tin dùng lên đến hơn 110.000. Các tính năng nổi bật nổi bật tại ABIT:
- Giao diện bắt mắt, đơn giản, dễ sử dụng.
- Tự động hóa mọi quy trình: Tự động trả lời tin nhắn khách hàng, tự động tạo đơn hàng qua kênh Facebook, tự động cập nhật trạng thái đơn hàng,..
- Báo cáo lịch sử bán hàng theo thời gian thực tế.
- Kết nội vận chuyển, tối ưu chi phí vận chuyển bằng cách liên kết với những địa chỉ vận chuyển uy tín bậc nhất: Giao hàng tiết kiệm, J&T Express, VNpost,..
MShopKeeper.vn – Phần mềm ứng dụng nền tảng kế toán hiện đại bậc nhất
Phần mềm MShopKeeper.vn quản lý dòng tiền chính xác nhất, hỗ trợ sử dụng tiện lợi cả online lẫn offline (có nghĩa là khi không có mạng bạn vẫn sử dụng được được).
Người dùng MShopKeeper.vn sẽ được hỗ trợ cung cấp các báo cáo: Báo cáo doanh số theo hóa đơn, báo cáo công nợ, báo cáo thu chi, báo cáo lãi lỗ, Báo cáo công nợ khách hàng,..
Tuy nhiên, một điểm mà bạn cần lưu ý là phần mềm này chỉ cho sử dụng miễn phí trong 15 ngày. Nếu sau khi dùng thử thấy hài lòng, bạn có thể đầu tư mua bản quyền sử dụng phần mềm.
Tại sao việc quản lý chi phí bán hàng lại quan trọng?
Chi phí bán hàngLợi nhuận trong doanh nghiệp là kết quả cuối cùng của các hoạt động trong doanh nghiệp trong một thời gian nhất định (tháng, quý, năm) được thể hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ. Đây là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp rất quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, chi phí bán hàng có mối quan hệ trực tiếp trong việc xác định lợi nhuận hoạt động cũng như phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải theo dõi chặt chẽ và phân bổ chi phí hợp lý đối với từng khoản mục. Việc quản lý và chấp hành tốt các quy định sẽ giúp cấp trên có những thông tin cần thiết để đưa ra những quyết định kịp thời và thích hợp nhất trong quá trình vận hành công ty.
Chi phí bán hàng nên chiếm bao nhiêu doanh thu?
Chi phí bán hàng có thể chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Chi phí cố định về cơ bản là các khoản mục chi ra để kiếm doanh thu. Đây là khoản chi phí xảy ra trong suốt quá trình sản xuất và sau khi sản phẩm hoàn thành như quảng cáo và tiếp thị, tiền điện thoại, chi phí đi lại và tiền lương cho nhân viên bán hàng.
Chi biến đổi liên quan trực tiếp đến việc bán một sản phẩm hàng bán. Chi phí này chỉ xảy ra khi hàng hóa được bán và tùy thuộc vào số lượng hàng hóa, bao gồm chi phí vận chuyển, phí giao hàng và tiền hoa hồng.
Chính vì sự biến động và phụ thuộc vào nhiều yếu tố của chi phí bán hàng nên doanh nghiệp cần quản lý chi phí và giữ chi phí ở một mức kiểm soát được tốt nhất. Điều này nhằm tránh một cách nhiều nhất thiệt hại một trong tiêu thụ sản phẩm. Từ đó có thể tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.
Trong môi trường kinh doanh thay đổi, các sản phẩm có tỷ lệ chi phí thấp mang lại cho doanh nghiệp một bước đệm lợi nhuận bổ sung. Tỷ lệ này cũng xác định sản phẩm nào doanh nghiệp có thể chạy chương trình giảm giá, khuyến mãi mà vẫn có lãi.
Thêm vào đó, để đánh giá hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, điều người ta quan tâm nhiều nhất là tổng chi phí so với doanh thu. Bởi thế, doanh nghiệp cần cân đối giữa chi phí bán hàng, chi phí hoạt động tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp để đạt một mức hiệu quả cao nhất.
Tạm kết
Qua bài viết này, mình tin chắc rằng bạn đã hiểu được phần nào về chi phí bán hàng cũng như tầm quan trọng của chi phí bán hàng trong quản trị doanh nghiệp. Để tối đa hóa lợi nhuận thì doanh nghiệp cần quản lý và kiểm soát chi phí bán hàng một cách hiệu quả nhất. Hiểu rõ được nó sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra những chiến lược cụ thể và chính xác nhất. Chúc bạn thành công!
